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お礼状は勿論ですが、お詫び状は、丁寧な文字で誤字・脱字に細心の注意を払い、相手に心からのお詫びの気持ちを伝えたいものです。お詫び状を書く必要に迫られたとき「書き方やルールがわからない」となっては大変ですね。
そんなことにならないよう、ポイントだけでも抑えておきたいものです。

【できるだけ早めに出す】
お詫びを書面で行う際、プライベートとビジネスシーンでは書き方が少し異なります。
しかし、自分の側に責任があると思ったら「できるだけ早めに出す」ということは共通の大原則です。内容によっては、先に電話で謝罪をし、改めて書面として出すほうが良い場合もあります。パソコンで作成してもかまいませんが、手書きにするとより誠意が伝わります。

【まずは謝罪】
１.言い訳の前にまず謝る
まずは小細工やごまかし、言い訳をせず、謝ることが大切です。
２.原因や理由・説明に触れる
失言に対するお詫びの場合は「失礼なことを申し上げて」などが適当でし　ょう。
３.今後の対応策や改善策を提示
今後、同じ過ちを二度と繰り返さないことを示します。
４.今後につなぐ言葉
「今後とも一層のご愛願賜りますよう～」「今後もご指導いただきますよ　う～」など、変わらぬお付き合いをお願いしましょう。

【ビジネスシーンでは責任の所在を明確に】
仕事上でのミスの場合は、責任の所在を明確に記す必要があります。
適切な立場の人の名で、ミスをしてしまったことのお詫びをするとともに、場合によっては先方の指摘に対して感謝の意を表します。
■宛名はフルネームで書く
宛名はできるだけフルネームで書きます。
ビジネス文書の場合は、こちらの社名、担当者名を書きます。
社判を押すか、名前の横に印鑑を押すと、より丁寧な印象になります。
■表題はなくてもいい
表題はなくても構いません。
※手紙と一緒にお詫びの品を贈る場合は、食品や実用品などが適しています。
今後、同じ過ちを二度と繰り返さないことを示します。

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